Umgengni og kurteisi í opnum vinnurýmum
Hugsunin með opnum vinnurýmum er að auðvelda og bæta samskipti starfsmanna. Ný rannsókn frá Háskólanum Karlstad sýnir hins vegar hið gagnstæða. Því fleiri sem deila vinnustaðnum, því minni er ánægja starfsfólks og samskipti yfirmanna við samstarfsmenn sína erfiðari. Það er hins vegar bæði notalegt og styðjandi að hafa gott samstarfsfólk nálægt sér, samstarfsfólk sem er jákvætt, hrósandi og tekur þátt í uppbyggilegum umræðum. Hins vegar getur verið snúið að vinna í opnu rými og fjölmargt sem þarf að hafa í huga svo að allt gangi upp. Í stórri könnun sem gerð var kemur meðal annars fram að fólk sem vinnur í opnu skrifstofurými verður fyrir truflun á ellefu mínútna fresti. Fólk þarf stundum að taka á honum stóra sínum til að halda einbeitingunni. Hins vegar er margt hægt að gera til að fólki líði sem best í opna rýminu. Hér eru tíu góð ráð.
— KURTEISISFÆRSLUR — SÍMAR — HEFÐIR — FÖSTUDAGSKAFFI —
.
HLJÓÐ
Það er nú svo í íslensku að við eigum orð sem táknar bæði hávaða og þögn: HLJÓÐ. Okkur mannfólkinu fylgja hljóð sem verða til af okkar völdum. Sumir hamra á lyklaborðið sitt á meðan aðrir hlamma niður hælunum í hverju skrefi og enn aðrir teygja úr sér eða geispa með hljóðum.
Til að halda athygli og ná góðri einbeitingu þurfum við líka hljóð. Eyrnatappar geta stundum átt við en þá er fólk svolítið í eigin heimi og getur verið erfitt að ná athygli þess ef eitthvað er. Þá má alltaf vera með eyrnatól og hlusta á þægilega tónlist, sögur, náttúruhljóð eða annað sem fer vel í eyru. Til að fá algjöran vinnufrið er hægt að semja um að ef fólk er með heyrnartól á eyrunum má alls ekki trufla, en það má senda því skilaboð ef mikið liggur við.
VIRÐING
Einn af mörgum mikilvægum þáttum í opnum vinnurýmum er virðing fyrir samstarfsfólkinu og þeirra svæði. Ef heftið í heftaranum klárast þá förum við ekki í skúffu samstarfsfólksins og náum okkur í án þess að fá leyfi, jafnvel þó við vitum nákvæmlega hvar heftin eru. Sem dæmi um virðingu má nefna að óæskilegt er að trufla fólk sem er í samræðum eða er greinilega upptekið. Við virðum svæði annarra og tölum lágt.
MATUR
Sleppum því að matast við skrifborðið. Skrjáf í bréfi, matarilmur eða búkhljóð getur truflað samstarfsfólkið. Þegar opin rými eru hönnuð er gert ráð fyrir aðstöðu fyrir starfsfólk til að matast. Umgangast þarf kaffivélar, hvaða nafni sem þær nefnast, með það í huga að einhver annar kemur á eftir okkur til að fá sér kaffi. Gott er að skipta með sér kaffiumsjón og þar með ábyrgð á snyrtilegri kaffivél og umhverfi á kaffistofu.
SNYRTILEGT
Hver og einn heldur sínu skrifborði eða svæði snyrtilegu. Það skemmir fallega heildarmynd ef utanaðkomandi kemur inn í opið vinnurými og á einu skrifborði er allt á rúi og stúi.
ÞOLINMÆÐI
Þolinmæði þrautir vinnur allar, segir málshátturinn. Við og við þarf að bíta sig í tunguna. Fólk sem vinnur í opnum rýmum finnur vel fyrir því. Við getum ekki ráðið því sem gerist og sjáum ekki allt fyrir. Þolinmæði krefst sjálfsstjórnar og kennir okkur umburðarlyndi gagnvart öðrum og sjálfum okkur. Þolinmæði hjálpar okkur að vera föst fyrir þegar verkefni okkar eru erfið eða þreytandi. Við höldum okkar striki allt til enda, þótt við sjáum kannski ekki laun erfiðisins fyrr en seint og um síðir.
Símar
Þó að SÍMAR nútímans séu dásamlegir þá getur hljóðið frá þeim og óhófleg notkun þeirra verið til ama. Það á enginn að þurfa að hlusta á hálft lag á hæsta styrk með Lady Gaga eða verulega yfirþyrmandi þungarokkslag í hringingum. Auðvelt er að lækka í hringingunni eða taka hana alveg af. Sama á við um borðsíma. Þá er sjálfsögð kurteisi að fara afsíðis til að tala í símann. Tölum lágt þegar við erum í símanum þar sem allir heyra.
— SÍMAR —
EINBEITING
Það getur verið erfitt að einbeita sér þar sem mikill erill er eða hávaði. Örfundir eru gagnlegir en gæta þarf þess að þeir fari helst ekki fram í opnum rýmum þannig að heyrist um allt. Við sleppum því að koma aftan að fólki þar sem það situr við tölvuna sína eins og verið sé að njósna hvað er á skjánum hjá því.
Lítil fundaherbergi eru því gulls ígildi og ættu að notast oft og mikið. Finna þarf bókunarkerfi á því hvernig fólk bókar fundaherbergin. Sum geta staðið öllum opin alltaf á meðan bóka þarf önnur með fyrirvara.
VINNUANDINN
Góður starfsandi er ómetanlegur og ALLIR starfsmenn bera ábyrgð á að vinnuandinn sé góður. Vinnuandi er ekkert sem kemur í hraðsendingu frá AliExpress. Allir þurfa að leggja sig fram, bæði í litlum atriðum sem og stærri. Föstudagskaffi, skemmtinefnd, árshátíð, pub quiz, tiltektardagur, vorgrill eru dæmi um atriði sem hafa góð áhrif. Mikilvægur hluti af góðum starfsanda er að bjóða fólki glaðlega góðan dag og þakka fyrir daginn við heimferð og kveðja. Meiri afköst eru mælanleg þar sem vinnuandinn er góður.
ÁREKSTRAR
Á vinnustöðum skapast ákveðin vinnustaðamenning og til verða hefðir, einskonar óskrifaðar reglur, um hvað á við í samskiptum. Það getur verið erfitt að brjóta upp munstur sem hefur þróast eða viðhaldist lengi. Árekstrar verða á vinnustöðum og ekki er hægt að komast í veg fyrir þá. Fólk er misvel upplagt og það eitt getur reynst eldfimt. Hins vegar er fjölmargt hægt að gera til þess að forðast árekstrana. Stundum myndast spenna sem magnast upp án þess að fólk viti hvernig hún varð til. Það er ekki alltaf vinsælt að brjóta ísinn og benda samráðshópi á erfið samskipti en eftir á eru flestir þakklátir.
SAMRÁÐSHÓPUR
Æskilegt er að á vinnustöðum með opið rými, sé ákveðinn hópur sem setur reglurnar og endurskoðar þær. Best er að fólk af öllum sviðum eða deildum hafi sinn fulltrúa og að hver og einn sé ekki of lengi í hópnum; eitt til eitt og hálft ár er mátulegt. Reglurnar þarf að endurskoða og uppfæra reglulega. Eitt og annað breytist eftir því sem árin líða og verkefni breytast. Samráðshópurinn þarf að hafa í huga að einhver þarf að taka við ábendingum, annað hvort yfirmenn, formaður samráðshóps eða trúnaðarmaður.
— KURTEISISFÆRSLUR — SÍMAR — HEFÐIR — FÖSTUDAGSKAFFI —
.
