Viðskiptamálsverðir
Allnokkur munur er á að fara út að borða með vinum eða fara í viðskiptamálsverð. Alla jafna erum við laus við öll formlegheit þegar við förum út að borða. Þegar kemur að viðskiptamálsverðum verður að hafa mikilvægi þeirra í huga og því nauðsynlegt að koma vel undir búinn.
— BORÐSIÐIR/KURTEISI — VEITINGAHÚS —
.
Áður
Hvert á að fara? Velja þarf veitingastaðinn vel og með það fyrir augum að gestinum líði sem best. Sá sem býður út að borða eða hefur frumkvæði að því, þarf helst að þekkja veitingastaðinn, að minnsta kosti hafa heyrt mjög vel af honum látið. Velja þarf sæti svo gesturinn/viðskiptavinurinn fái betra sætið (sjái vel yfir og hafi ekki gangandi umferð fyrir aftan sig o.s.frv.) og gestgjafinn nái auðveldlega athygli þjónsins.
Matseðill eða hlaðborð. Í viðskiptamálsverði er ákveðin truflun þegar hlaðborð hefur verið valið. Þá vilja samtölin brotna upp og „takturinn” í samræðunum helst ekki þar sem fólk fer á öllum tímum frá borði að sækja sér meiri mat. Þá þarf jafnvel að endurtaka eða byrja að ræða aftur. Hlaðborð getur þó verið ágætt ef tveir eru á fundi.
Á réttum tíma. Stundvísi er bæði sjálfsögð og mikilvæg. Tími fólks er dýrmætur. Þess vegna mætum við einfaldlega á réttum tíma. Gott er að áætla sér nokkrar aukamínútur. Aldrei að vita nema rúta stoppi á miðjum veginum til að hleypa úr fimmtíu ferðalöngum sem allir eru með tvær töskur …
Klæðnaður. Við veljum klæðnað í takt við tilefnið. Það getur stungið í stúf að mæta í árshátíðarfötunum þegar um óformlegan fund er að ræða. Hver og einn þarf að ákveða fyrir sig hvað er við hæfi. Viðskiptamálsverður kallar þó yfirleitt á betri föt.
Undirbúningur. Það er alltaf kostur að vera vel undirbúinn, hvort sem við rennum yfir síðustu pósta, lesum viðhengin, fundargerðir eða rifjum upp það sem okkur fór á milli á síðasta fundi. Það segir mikið um fólk ef það kemur vel undirbúið á fundi. Förum vel yfir hvað við viljum fá út úr fundinum og ef eitthvað þarf að forðast.
Tyggjóið. Sleppum tyggjóinu á fundum, það er kæruleysislegt og það á sjaldnast við á viðskiptafundum. Það getur verið vandræðalegt að mæta með tyggjó og þurfa að lauma því í bréfsnifsi eða annað áður en maturinn er borinn á borðið. Munum því að henda því áður. Ef við gleymum að henda tyggjóinu áður en við mætum er hvorki smekklegt að setja það á diskbrúnina né undir borðið.
Öryggispiss. Best er að sleppa klósettferðum á meðan á borðhaldi stendur. Fundir eru mikilvægir, tökum öryggispiss á undan – við sjáum ekki eftir því. Gleymum ekki að kíkja aðeins í spegilinn (bindið inni í kraganum, hárið í lagi o.s.frv.)
Símar. Fátt truflar eins mikið fundi og símar, bæði ljós frá þeim og hljóð. Slökkvum á hringingunni áður en við komum á staðinn og sleppum því að hafa hann á borðinu nema við eigum von á mjög mikilvægu símtali. Þá látum við vita af því fyrirfram.
Upphafið
„Rétta borðið” Það getur verið gott að horfa aðeins í kringum sig áður en „rétta borðið” er valið, horfa samt þannig að lítið beri á. Oft eru umræðuefni viðskiptafunda trúnaðarmál. Er keppinautur, samstarfmaður, einhver tengdur einhverjum á næsta/næstu borðum?
Tímabundin? Það er ágæt þumalputtaregla að taka fram í upphafi ef við erum tímabundin. Það er betra en að segja það á síðustu stundu, rétt áður en við þurfum að rjúka af stað.
Kynningar. Heilsum öllum með handabandi og kynnum okkur ef þarf. Leggjum nöfn hinna á minnið og notum þau ef þarf, samt í hófi. Fólk sem er sest stendur upp a.m.k. til hálfs og heilsar þeim sem koma.
Servíettan í kjöltuna. Servíettur eru mest upp á punt, en engu að síður gott að hafa þær ef slys verður. Um leið og fólk sest til borðs tekur það servíettuna og leggur hana tvöfalda í kjöltuna. Það er algjör óþarfi að hrista servíettuna úr brotunum með tilþrifum, hún er einfaldlega tekin úr brotunum. Best að gera þetta áður en þjónarnir koma með diskana.
Ef einhver þarf að bregða sér frá í miðju borðhaldi þykir fara vel á að leggja servíettuna í stólinn, á stólarminn eða á stólbakið og ýta stólnum að borðinu.
Borðhaldið
Small talk. Undirbúa létt spjall á undan hinu formlega erindi, small-talk-ið. Við erum sérfræðingar í að spjalla, slökum bara á og sleppum því að vera of formleg. Sleppum því samt að spjalla um veikindi, hvorki okkar né annarra og eldfim málefni.
Erindið. Til þess að viðskiptamálsverðurinn skili sem mestum árangri er nauðsynlegt að tala um efnið þannig að það sé skýrt hvað við er átt. Varpa fram hugmyndum og vera í leiðinni góður hlustandi og með hvetjandi athugasemdir. Gleymum ekki að bera upp spurningarnar og koma með tillögur. Passa verður að umræðan fari ekki um víðan völl.
Hnífapörin. Höfum sköftin inni í lófunum. Best þykir að hafa vísifingur ofan á hnífi og gaffli, þannig verður mjög auðvelt að beita þeim. Munum að setja hnífapörin ekki aftur á borðið eftir að við erum byrjuð að borða. Vörumst að vera með hnífapörin í höndunum ef við notum hendurnar til að leggja áherslu á orð okkar. Það er óþægilegt að sjá fólk sveifla hnífnum eins og skylmingakappi.
Ekki tala með fullan munninn. Ef fundargestir eru ekki þeim mun fleiri bíðum við með að byrja þangað til allir hafa fengið matinn. Svo eru það litlu atriðin sem allir muna úr æsku: muna að tyggja og kyngja áður en við tölum (ekki tala með fullan munninn) og sleppa því að hafa olnbogana á borðinu.
Óæskileg umræðuefni. Í viðskiptamálsverðum þarf að forðast eins og hægt er að tala um eldfim málefni. Þau geta skapað óþarfa spennu og miður góða niðurstöðu af fundinum.
Skál! Halda áfengisdrykkju í algjöru lágmarki, helst sleppa henni alveg. Ef fólk vill skála þá er nóg að lyfta glösum einu sinni, í mesta lagi tvisvar. Alls ekki skála út í eitt og fyrir öllu og öllum.
Taka niður punkta. Ef nauðsyn ber til er gott að punkta hjá sér eitt og annað til að eiga seinna. Það getur verið erfitt að muna öll smáatriðin.
Lokin
Búin að borða. Þegar líður að lokum er æskilegt að sá sem til fundarins boðar taki saman helstu atriði, fari yfir þau og tali um framhaldið. Eftir að hafa lokið við síðasta bitann eru hnífapörin lögð snyrtilega saman á diskinn og servíettan á borðið vinstra megin við þar sem diskurinn var.
Reikningurinn. Almenna reglan er sú að sá sem býður til málsverðar borgar reikninginn. Hins vegar er það ekki ófrávíkjanleg regla og meta þarf hvert tilvik.
Nafnspjöld. Í viðskiptamálsverðum skiptist fólk gjarnan á nafnspjöldum á fyrsta fundi, gott er að hafa þau til reiðu.
Kveðjustund. Við brottför þökkum við fyrir okkur og kveðjumst með handabandi. Kveðjustundin er jafn mikilvæg og upphafsstundin.
Munum að sýna starfsfólki þakklæti um leið og við kveðjum það.
Greinin birtist í Morgunblaðinu
